Obsah stránky

OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Informace poskytované správcem nebo zpracovatelem osobních údajů

podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), které je přímo použitelné ve všech členských státech EU

(GDPR - General Data Protection Regulation)

Obec Hvozdec a jeho orgány provádí na základě právních předpisů zpracovávání osobních údajů. Pro některá zpracování, převážně v oblasti výkonu samostatné působnosti, je obec správcem předmětných osobních údajů. V těchto případech má správce povinnost poskytovat subjektům údajů informace o zpracování osobních údajů.

Osobními údaji jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen „subjekt údajů“). Identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, např. jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

Zpracováním je jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

Kontaktní údaje

Zásady zpracování osobních údajů na Obecním úřadu Hvozdec

Osobní údaje zpracováváme na úřadě podle následujících zásad:

• „zákonnost, korektnost a transparentnost“ Osobní údaje zpracováváme pouze zákonným způsobem, korektně a transparentně.
• „účelové omezení“ Osobní údaje zpracováváme jen za účelem, pro který jsme jej získali. Za slučitelné zpracovávání získaných osobních údajů dle nařízení GDPR se považuje zpracování nezbytné a přiměřené k plnění povinnosti správce stanovené právním předpisem, ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci v pravomoci správce.
• „minimalizace údajů“ Požadujeme a zpracováváme osobní údaje přiměřeně, relevantně a omezeně na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány.
• „přesnost a aktuálnost“ Zpracováváme údaje přesné a v případě potřeby aktualizované. Máme nastavena taková opatření, aby bylo možné údaje upřesnit a opravit.
• „omezení doby uložení“ Údaje ukládáme tak, aby byla umožněna identifikace poskytovatele údajů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány, vyjma zákonné účely archivace.
• „integrita a důvěrnost“ Osobní údaje zpracováváme tak, že jsou zavedena vhodná technická a organizační opatření, která chrání údaje před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.
• „proporcionalita“ Jsme si vědomi toho, že právo na ochranu osobních údajů není absolutním právem a musí být vždy v rovnováze s dalšími právy. Z tohoto důvodu máme nastavena taková opatření, aby nedošlo při ochraně osobních údajů k poškození jiných fyzických a právnických osob a v případě nejasného výkladu práva odůvodňujeme naše vyjádření „testem proporcionality“.
• „odpovědnost“ Za konkrétní zpracovávání osobních údajů máme vždy stanovenou jasnou odpovědnost a mlčenlivost dotčených zaměstnanců a případných pověřených zpracovatelů.

Jaké kategorie Vašich osobních údajů obec Hvozdec zpracovává?

• identifikační a adresní údaje: akademický titul, jméno, příjmení, datum narození, údaje o dokladech totožnosti, adresa trvalého pobytu, případně bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, státní občanství, sídlo podnikání, IČ, DIČ, rodné číslo, jsou-li tyto údaje požadovány právními předpisy nebo pro plnění povinností správce, či smlouvy;
• elektronické kontaktní údaje: telefonní číslo, e-mailová adresa, ID datové schránky;
• osobní údaje spojené se smluvním vztahem: číslo bankovního účtu, identifikace pozemku a nemovitosti;
• další osobní údaje: údaje poskytnuté subjektem údajů ve smlouvě/dodatku ke smlouvě či v jiných dokumentech a při jednáních, a to včetně pozdějších aktualizací;

Kdo má přístup k Vašim osobním údajům?

K Vašim osobním údajům má mít přístup správce, případně též třetí osoby (zpracovatelé), kteří poskytují vhodné záruky a jejichž zpracování splňuje požadavky dle platných právních předpisů, a kteří zajišťují náležitou ochranu Vašich práv. Osobní údaje nejsou předávány jiným osobám, pokud povinnost jejich předání orgánům, úřadům či institucím, není obci uložena zvláštním právním předpisem anebo jste k tomu neudělili souhlas. Při zpracování osobních údajů u obce nedochází k automatizovanému rozhodování, na jehož základě by byly činěny úkony či rozhodnutí, jejichž obsahem by byl zásah do Vašich práv či oprávněných zájmů.

Jaká je doba zpracovávání vašich osobních údajů?

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány pouze po nezbytnou dobu, která je individuální pro jednotlivé účely zpracování. Po uplynutí této doby jsou Vaše osobní údaje zlikvidovány nebo jsou dále uchovány po dobu stanovenou platným Spisovým a skartačním plánem, vydaným v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů.

Zákonnost zpracovávání osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme pouze zákonných způsobem. Pokud nenajdeme zákonný způsob zpracovávání osobních údajů, tak osobní údaje nezpracováváme. Mezi tyto zákonné důvody patří:

• PLNĚNÍ PRÁVNÍ POVINNOSTI. Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje. Patří sem především povinnost zpracovávání osobních údajů vyplývající ze souladu činností správce s legislativou a ze zaměstnaneckého poměru.
• PLNĚNÍ ČI UZAVŘENÍ SMLOUVY. Zpracování osobních údajů je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je poskytovatel údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto poskytovatele.
• VEŘEJNÝ ZÁJEM NEBO VÝKON VEŘEJNÉ MOCI. Zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Životní situace občana, správní řízení, agendy spadající pod orgán veřejné moci.
• ŽIVOTNĚ DŮLEŽITÝ ZÁJEM. Zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů poskytovatele osobních údajů nebo jiné fyzické osoby z důvodu např. autonehody, požáru, přírodní katastrofy aj.
• OPRÁVNĚNÝ ZÁJEM. Zpracování osobních údajů je nezbytné pro účely oprávněných zájmů úřadu. Tento zákonný způsob nevyužíváme pro výkon veřejné moci. Používáme jej pouze pro vnitřní bezpečnost chodu úřadu, kvalitu a efektivitu naší práce. Mezi naše oprávněné zájmy patří bezpečnost objektů, kamerové systémy, zvyšování kvality a efektivity práce.
• SOUHLAS. Poskytovatel osobních údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů. Tento způsob využíváme jen ve výjimečných případech a pro zkvalitnění služeb, pokud nelze použít jiné zákonné způsoby. Poskytnutí takového souhlasu je dobrovolné, svobodné, nepodmíněné a odvolatelné.

Práva poskytovatele osobních údajů

Jako poskytovatel osobních údajů máte níže uvedená práva a rádi bychom Vám pomohli při uplatňování Vašich práv. V případě pochybnosti, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány v souladu s legislativou, kontaktujte našeho pověřence pro ochranu osobních údajů.

Informujeme Vás zároveň, že ochrana osobních údajů není absolutním právem a je vždy v souladu i s ostatními právy vycházející ze zákonné povinnosti a výkonu veřejné moci správce. Máme právo a povinnost se ke všem žádostem vyjádřit, a to v souladu s ostatními právy a zásadou proporcionality.

Vaším právem je:

• Právo na přístup k osobním informacím. Máte právo na informace, jaké Vaše osobní údaje a na základě jakého zákonného důvodu zpracováváme.
• Právo na opravu osobních údajů. Máte právo upřesnit Vaše osobní údaje, které zpracováváme.
• Právo na výmaz osobních údajů. Máte právo na výmaz Vašich osobních údajů, které zpracováváme, pokud toto zpracovávání není předmětem jiné naší zákonné povinnosti nebo povinnosti spojené s výkonem veřejné moci.
• Právo na omezení zpracování osobních údajů. Máte právo omezit zpracovávání Vašich osobních údajů tak, že jsou Vaše údaje vyloučeny ze zpracovávání do doby, než budou vyjasněny důvody Vašeho omezení. Omezení Vašich údajů není absolutní a neplatí pro určení, výkonu, obhajoby právních nároků a další zákonné povinnosti, např. při vymáhání dluhů, škod nebo plnění ze smluv.
• Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů. Naší povinností je informovat Vás, na základě jakých zákonných důvodů případně jakého výkonu veřejné moci ke zpracovávání dochází.
• Právo na přenositelnost údajů. V případě, že Vaše údaje zpracováváme na základě souhlasu, smlouvy nebo automatizovaně, máte právo získat tyto údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci. Toto právo se neuplatní na zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu
• Právo odvolat Souhlas se zpracováním osobních údajů. V případě, že je zpracovávání osobních údajů založeno na Vašem souhlasu, máte právo souhlas kdykoliv odvolat.
• Právo podat stížnost u dozorového úřadu. Máte právo podat stížnost, v případě neoprávněného zpracovávání Vašich osobních údajů u dozorového úřadu, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů: www.uoou.cz.

Způsob uplatnění práva subjektu údajů (postup, náležitosti)

Žádost o uplatnění práv subjektu údajů (fyzické osoby), které je možné uplatňovat u obce Hvozdec jako správce osobních údajů, může subjekt údajů, případně jeho zákonný zástupce podat způsobem, který je popsán níže, a to za splnění podmínek podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

Je nutné žádost podat tak, aby byla prokázána totožnost žadatele - subjektu údajů. Pokud budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti fyzické osoby, která podává žádost podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů (čl. 15 až 21), můžeme požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení totožnosti žadatele - subjektu údajů.

Co by měla obsahovat žádost?

Žádost o uplatnění práva subjektu údajů je podáním, které by mělo v zájmu jeho správného vyřízení obsahovat následující informace (obdobně podle § 37 správního řádu):

• komu je žádost adresována (obci Hvozdec, případně obecnímu úřadu Hvozdec),
• kdo žádost podává (jméno, příjmení, datum narození a místo trvalého pobytu, popřípadě jinou adresu pro doručování žadatele – subjektu údajů),
• o co se žádá nebo co se navrhuje (např. o potvrzení podle čl. 15 obecného nařízení o ochraně osobních údajů, zda osobní údaje, které se týkají žadatele, jsou či nejsou zpracovávány, o opravu určitého, v žádosti uvedeného nepřesného osobního údaje nebo o doplnění neúplného určitého osobního údaje podle čl. 16 obecného nařízení o ochraně osobních údajů, o námitku proti konkrétnímu zpracování osobních údajů podle čl. 21 obecného nařízení o ochraně osobních údajů, vždy je vhodné popsat konkrétně situaci nebo problém, uvést, o co jde, co žadatel očekává, nebo co navrhuje),
• podpis žadatele - subjektu údajů nebo jeho zákonného zástupce (k některým způsobům podpisu žádosti podrobněji dále).

Jakým způsobem je možné podat žádost?

• Písemnou žádost v listinné („papírové“) podobě může subjekt údajů (fyzická osoba) zaslat poštou na adresu Obecního úřadu Hvozdec, Hvozdec 16, 664 71 Veverská Bítýška, nebo ji přímo přinést a podat ve stanovené úřední době na Obecní úřad Hvozdec. Podpis žadatele na písemné žádosti v listinné podobě by měl být úředně ověřen (např. na matrice, u notáře), a to z důvodu nutnosti prokázání totožnosti žadatele – subjektu údajů.
• Žádost podaná prostřednictvím datové schránky obce (5brbv4k) se považuje za žádost učiněnou písemně a podepsanou fyzickou osobou, která k podání použila svou datovou schránku (§ 18 odst. 2 zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů).
• Písemnou žádost v elektronické podobě je nutné zaslat na elektronickou adresu e-podatelny (podatelna@hvozdec.cz). Písemná žádost musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem, kterým se rozumí zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis. (§ 6 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce).
• Ústní žádost může subjekt údajů také podat na Obecním úřadě Hvozdec osobně do protokolu o podání ústní žádosti. Při podávání ústní žádosti do protokolu žadatel - subjekt údajů prokazuje totožnost svým platným průkazem totožnosti. Průkazem totožnosti se rozumí doklad, který je veřejnou listinou, v němž je uvedeno jméno a příjmení, datum narození a místo trvalého pobytu, popřípadě bydliště mimo území České republiky a z něhož je patrná i podoba, popřípadě jiný údaj umožňující identifikovat osobu, která doklad předkládá, jako jeho oprávněného držitele (např. občanský průkaz).

Jaká je lhůta pro vyřízení žádosti?

Pokud se jedná o žádost podle článků 15 až 22 obecného nařízení, musí být informace o přijatých opatřeních poskytnuta bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Lhůtu lze ve výjimečných případech prodloužit o dva měsíce, o čemž musí být subjekt údajů ze strany správce informován, včetně důvodů prodloužení.

Je žádost zpoplatněná?

Zásadně platí, že informace podle článků 13 a 14 a veškerá sdělení a úkony podle článků 15 až 22 a 34 obecného nařízení se poskytují a činí bezplatně. Pouze v případě, kdy jsou žádosti podané subjektem údajů zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, může správce buď uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací, nebo odmítnout žádosti vyhovět.

Jak postupovat, pokud nebudete spokojeni s vyřízením žádosti?

Vaše požadavky budou vždy řádně posouzeny a vypořádány v souladu s příslušnými ustanoveními obecného nařízení. V případě, že nebudete souhlasit s vypořádáním Vašich požadavků a žádostí, máte právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Další dostupné informace:

http://www.privacy-regulation.eu/cs/index.htm

https://www.uoou.cz/gdpr/ds-3938/p1=3938